Государственные службы с трудом адаптируются к новым технологическим инструментам. Системы, разработанные в рамках цифровизации госуслуг, не используются в полной мере.
Это приводит к дополнительной нагрузке на персонал и расходам.
В своем циркуляре директор Департамента государственного управления и персонала указывает на необходимость надлежащего использования системы автоматизации делопроизводства e-OASIS. В нем отмечается, что в нескольких министерствах, подминистерствах, департаментах и управлениях, где была установлена e-OASIS, ее не применяют надлежащим образом. Например, используют только для хранения документов. Во-первых, система не работает в полную силу. Во-вторых, возникают ненужные потребности в дополнительном персонале и увеличиваются затраты на выполнение задач.
«Крайне важно, чтобы система e-OASIS использовалась в полной мере и надлежащим образом. Это даст максимизировать выгоды, вытекающие из ее внедрения, а также экономить существующие ресурсы», – говорится в циркуляре.
Также в циркуляре отмечается, что в ближайшем будущем будет предоставлена возможность межведомственной коммуникации с помощью системы. Это еще увеличит ее преимущества.
Директор Департамента государственного управления и персонала напоминает, что в e-OASIS есть вкладка «Вспомогательные материалы». Там размещены тринадцать видеороликов, в которых наглядно продемонстрировано, как пользоваться основными функциями системы.
Е-OASIS (Electronic Office Automation System and Itegrated Services) относится к электронным системам управления файлами веб-архитектуры. Она была разработана для электронного архивирования и управления документами в соответствии с европейскими и другими международными стандартами.
Основные преимущества системы следующие:
– использование единой тематической системы классификации, которая обеспечивает единообразную нумерацию файлов по всем государственным ведомствам;
– возможность одновременного доступа к одному и тому же документу более чем одним сотрудником;
– возможность быстрого и легкого поиска документов по различным критериям (например, название, дата, номер файла и т. д.), а также с помощью оптического распознавания символов;
– возможность работать с документами удаленно;
– обеспечение контролируемого доступа к системе и повышенная безопасность документов;
– экономия бумаги;
– повышение производительности;
– сокращение времени архивирования документов.
Сегодня к системе подключены 49 ведомств. Полностью госсектор перейдет на e-OASIS до конца 2026 года.
Текст подготовлен по материалам Stock Watch.
Читайте также
Около 6000 заявок на получение кипрского гражданства в настоящее время ожидают рассмотрения. Некоторые из них находятся на изучении сотрудников Департамент гражданской регистрации и миграции с 2007 года. Почему так – рассказали здесь.